Langkah Membuat SOP yang Tepat Sasaran Bagi Perusahaan Startup


Perusahaan berbasis rintisan alias startup memang identik dengan segala hal yang baru. Kantor baru, manajemen yang baru, budaya yang baru dan tentunya peraturan baru. Saking baru merintisnya, tak jarang perusahaan startup masih belum memiliki SOP atau Standard Operating Procedures (SOP) ketika mulai beroperasi.

Keadaan perusahaan yang belum memiliki SOP terutama bagi perusahaan startup memang wajar terjadi. Namun jika tak segera dilakukan tindakan, maka keadaan perusahaan tanpa SOP tak jarang memunculkan kendala pada jalannya sistem manajemen di kemudian hari.

Untuk itulah, bagi perusahaan yang baru berdiri membuat SOP adalah langkah yang harus dilakukan sesegera mungkin. Namun agar tak timpang dan juga sembarang, maka ada langkah-langkah khusus yang perlu Anda lakukan untuk membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran.

1. Bentuk tim

Sebelum memulai membuat SOP, maka langkah pertama yang perlu Anda lakukan memang adalah membentuk sebuah tim. Tim ini biasnya harus berisi karyawan dari berbagai divisi di perusahaan dan jika diperlukan maka ada baiknya perusahaan juga merekrut jasa konsultan HR untuk mendapatkan masukan dari profesional.

2. Mempelajari core value dan proses bisnis dari perusahaan itu sendiri

Setelah tim terbentuk maka langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan untuk membuat SOP adalah mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan dan tentunya core value dari perusahaan Anda bekerja. Di langkah ini, Anda perlu mempertajam insting observasi Anda karena pada dasarnya Anda perlu mengamati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut.

3. Susun dan reviewlah alur kerja

Jika Anda telah mempelajari semuanya, maka Anda perlu menjabarkan hasil temuan Anda tersebut pada sebuah alur kerja berupa narasi. Alur kerja ini wajib Anda kerjakan dengan baik dan benar teliti termasuk menuliskan nama PIC dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan dan juga durasi dari masing-masing aktivitas.

Jika alur kerja sudah dibuat, maka Anda wajib melakukan review. Review perlu dilakukan agar Anda bisa mengetahui apakah ada hal yang kurang dari susunan yang sudah Anda buat bersama tim selama ini.

Tak berhenti sampai disitu, setelah mereview Anda pula perlu melakukan pembahasan alur kerja bersama semua bagian yang berkepentingan di kantor. Anda bisa mengumpulkan orang-orang tersebut dan membahasnya secara bersama-sama dalam format focus group discussion atau FGD.

Harapannya lewat FGD akan terbentuk SOP dalam bentuk alur kerja maupun narasi yang sudah final dan tepat tentunya.

4. Simulasi lalu evaluasi SOP

Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.

Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.

5. SOP disetujui lantas disosialisasi

Jika saat simulasi dan setelah evaluasi rancangan SOP sudah fix maka perlu dilakukan langkah final yakni meminta persetujuan dan ototisasi dari pimpinan perusahaan. Idealnya SOP memang harus disahkan oleh tiga tanda tangan yakni pembuat, pengoreksi dan juga pemimpin perusahaan.

Setelah mendapat persetujuan dan ototisasi, maka Anda bisa segera mensosialisasikan SOP kepada semua divisi atau hanya divisi yang berkepentingan. Anda bisa mensosialisasikan SOP dalam sebuah rapat khusus atau jika itu ada kaitannya dengan proses produksi juga jalannya perusahaan maka perlu dilakukan pelatihan khusus.

Itulah beberapa langkah membuat SOP yang efektif dan sesuai dengan harapan. Setelah disosialisasi bukan berarti pekerjaan Anda selesai. Anda harus mengamati secara berkala apakah SOP yang sudah Anda buat berjalan dengan baik.

Untuk mengetahui apakah SOP sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan, maka Anda bisa memanfaatkan fitur dan teknologi yang kini banyak muncul dalam software HR seperti Talenta. Semisal jika SOP yang Anda buat adalah seputar absensi atau kehadiran karyawan, maka Anda bisa memanfaatkan fitur Absence Management di Talenta yang memudahkan Anda untuk mengetahui apakah karyawan sudah mengikuti SOP mengenai jam masuk dan birokrasi cuti yang dibuat atau tidak.

sumber : blog.talenta.co

.
.



<noscript> </body> </html>